DEZE SITE MAAKT GEBRUIK VAN COOKIES

Door de cookiewetgeving, zijn wij u verplicht te informeren over het gebruik van cookies van Google Analytics en AddThis op deze website en u dient aan te geven of u onze cookies accepteert. Voor meer informatie kunt u onze privacystatement raadplegen.

Waterweg Wonen thuis in Vlaardingen
Waterweg Wonen thuis in Vlaardingen

Organisatie van een VvE

Bestuur
Er zijn verschillende varianten mogelijk. Voorzitter en bestuurder kunnen één persoon zijn. Dat komt veel voor bij kleine VvE's.

Gescheiden rollen
Bij grotere VvE's is het verstandig dat de voorzitter van de vereniging niet tevens de rol van bestuurder vervult, omdat voor sommige bevoegdheden de voorzitter naast de bestuurder een taak heeft. Ze kunnen bijvoorbeeld beiden de vergadering bijeenroepen. Daarnaast kan in het reglement staan dat de bestuurder voor bepaalde handelingen, bijvoorbeeld uitgaven boven een bepaald bedrag, de toestemming van de voorzitter nodig heeft.

Bestuurstaken kunt u uitbesteden
De bestuurders worden benoemd voor onbepaalde tijd en kunnen te allen tijde worden ontslagen door de vergadering van eigenaren. De bestuursleden worden uit de appartementseigenaren gekozen. Het is ook mogelijk bestuurstaken, zoals het beheer en de administratie van de VvE, uit te besteden aan een externe dienstverlener zoals Waterweg Wonen VvE-Beheer.

Voorzitter
Als er geen voorzitter benoemd is, kunnen de eigenaren deze rol beurtelings op zich nemen. Hiervoor is echter wel goedkeuring van de vergadering nodig. Soms wordt er iemand van buiten de VvE tot voorzitter benoemd. Dit is alleen mogelijk als dit in de statuten zo is bepaald.

Taken voorzitter
• is bevoegd de vergadering bijeen te roepen;
• is degene die de vergadering leidt;
• onderhoudt als eerste de contacten met de bestuurder. Hij ziet er op toe dat de bestuurder zijn taken naar behoren vervult;
• vervangt wanneer nodig de bestuurder, tenzij dit in de statuten of door de vergadering anders is geregeld;
• is een bindend element in de VvE, die toegankelijk is voor vragen, klachten en problemen van de leden.

Persoonlijk aansprakelijk
Wanneer de voorzitter buiten zijn bevoegdheden gaat, is hij of zij hiervoor persoonlijk aansprakelijk. Wanneer de VvE ten opzichte van derden de indruk heeft gewekt dat de voorzitter wel bevoegd zou zijn, dan is echter ook de VvE aansprakelijk.

Beheer
Het administratief beheer van een VvE kan worden uitgevoerd door het bestuur of een professionele beheerder van buitenaf.

Kennis van zaken
Wil een bestuur goed zijn taken kunnen vervullen, dan zal het bestuur onder andere kennis moeten hebben op het gebied van financiën en administratie, onderhoud, verzekeringen en recht. Daarnaast is het bestuur aanspreekpunt voor alle leden van de VvE en moet dus over enige sociale vaardigheden beschikken. Zeker grotere VvE’s kiezen er vaak voor om het administratief beheer uit te besteden aan externe professionals.

Taken bestuur of extern beheerder
Het bestuur heeft een groot aantal taken. Het houdt zich onder andere bezig met: • financiën (beheer, incasso periodieke bijdragen en vordering achterstanden, samenstellen financiële stukken, vaststellen periodieke bijdragen);
• onderhoud (meerjaren onderhoudsplan, samenstellen begroting, begeleiden onderhoudswerken);
• vergaderingen (uitschrijven, notuleren, uitvoeren genomen besluiten);
• overig (verzekeringen, contactpersoon zijn, administratie, regelen dagelijkse gang van zaken).

Het is ook mogelijk de taken van het bestuur onder te verdelen in een secretaris en een penningmeester of grotendeels uit te besteden aan een professioneel beheerder.

Bevoegdheden bestuur
De bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de wet, de akte en het reglement. Bovendien is het bestuur gebonden aan de besluiten en de begroting van de VvE. Het heeft daarnaast echter ook zelfstandige bevoegdheden, bijvoorbeeld in spoedeisende gevallen zoals een lekkage. Het bestuur mag zelfstandig opdracht geven, tegen een maximum bedrag zoals in de akte is weergegeven.

Bij overschrijding bevoegdheden
Wanneer het bestuur zijn bevoegdheden overschrijdt, de besluiten van de VvE niet of niet goed uitvoert of de VvE tegenwerkt, kan de VvE het bestuur hoofdelijk aansprakelijk stellen voor geleden schade.

Besluitvorming
Meestal heeft iedere eigenaar evenveel stemrecht. De stemverhouding kan echter ook gekoppeld zijn aan de verhouding in breukdelen. Dit komt in de praktijk voornamelijk voor bij grote complexen en bij complexen met een gemengde bestemming: waar bijvoorbeeld woningen en bedrijfspanden in zijn ondergebracht.

Gewone meerderheid
In het reglement is vastgelegd op welke manier de VvE besluiten moet nemen. Voor algemene besluiten is dat met volstrekte (gewone) meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Dat wil zeggen de helft plus één. Wanneer er een oneven aantal stemmen is, geldt het eerste hele getal boven de helft als meerderheid.

Gekwalificeerde meerderheid
In enkele in het reglement omschreven gevallen moet er een gekwalificeerde meerderheid zijn. Er moet bijvoorbeeld 2/3 van het totaal aantal stemmen in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn; en 3/4 van het aantal uitgebrachte stemmen moet voor zijn. Een gekwalificeerde meerderheid is bijvoorbeeld vereist als de VvE grote bedragen voor onderhoud moet betalen.

Unanimiteit
Voor zeer belangrijke beslissingen (wijziging van de splitsingsakte, sloop van het complex) is unanimiteit vereist. Alle eigenaren moeten het er dus mee eens zijn.

Verzoek tot vernietiging besluit
Een tijdens de vergadering genomen besluit is niet direct definitief. Wanneer een eigenaar vindt dat een besluit in strijd is met wettelijke of statutaire bepalingen die de totstandkoming van besluiten regelen, als het besluit in strijd zou zijn met het huishoudelijk reglement óf met de redelijkheid en billijkheid, kan een eigenaar bij de kantonrechter een verzoek tot vernietiging van een besluit indienen. Dit moet gebeuren binnen 30 dagen nadat de eigenaar de notulen heeft ontvangen. Pas wanneer deze termijn is verstreken en niemand een dergelijk verzoek heeft ingediend, is het besluit onaantastbaar. Het besluit is dan bindend voor alle leden.

Wanneer is een besluit nietig?
Voor ieder besluit van de vergadering van eigenaren dat is genomen in strijd met de wet, de splitsingsakte of het splitsingsreglement, geldt dat het nietig is. Dat betekent dat zo'n besluit per definitie ongeldig is en dus geen juridische gevolgen heeft. In deze gevallen is een procedure voor de kantonrechter niet nodig. Een opvolgende eigenaar hoeft zich ook niet aan een dergelijk besluit te houden. Deze regeling is in werking getreden bij de invoering van het Nieuw Burgerlijk Wetboek en geldt voor besluiten die vanaf 1 januari 1992 zijn genomen. Besluiten die vóór die tijd zijn genomen, vallen hier niet onder en zijn dus onherroepelijk.

Vergadering van eigenaren
Het hoogste orgaan binnen de VvE is de vergadering van eigenaren. Het begrip vergadering heeft twee betekenissen. Hier wordt zowel het orgaan als de daadwerkelijke bijeenkomst van de eigenaren mee bedoeld.

Het orgaan
De vergadering van eigenaren:
• is de hoogste macht binnen de VvE;
• beslist over alle belangrijke zaken, tenzij de wet of de statuten de beslissingsbevoegdheid aan een ander orgaan heeft opgedragen.

De bijeenkomst
Alle eigenaren mogen meedoen aan de bijeenkomst en alle eigenaren hebben stemrecht. Wanneer een eigenaar zelf niet aanwezig kan zijn, kan hij of zij schriftelijk iemand anders machtigen tijdens de vergadering aanwezig te zijn en besluiten te nemen. Op deze manier is de eigenaar toch vertegenwoordigd en hoeft zijn stem niet verloren te gaan. In de splitsingsakte staat hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen. In het reglement is de besluitvorming geregeld.

Ledenvergadering (ALV)
Tijdens de jaarlijkse ledenvergadering moeten de financiële stukken van het afgelopen en het komende jaar worden vastgesteld. Het gaat dan om de exploitatierekening (de staat van inkomsten en uitgaven over de achterliggende periode), de begroting en de samenstelling en de hoogte van de maandelijkse bijdrage.

Andere onderwerpen
Vaak neemt de vergadering ook besluiten over het (planmatig) onderhoud van het gebouw. De jaarvergadering is ook het moment voor het bestuur om rekening en verantwoording af te leggen voor het door hem gevoerde beheer. Op de vergadering kunnen verder alle zaken besproken worden die de VvE aangaat. Verzekeringen, maar ook zaken als overlast kunnen aan de orde komen.

Procedure ledenvergadering
De manier waarop de vergadering wordt uitgeschreven en gehouden, is aan een aantal regels gebonden. Deze zijn bepaald in de akte en het reglement. Het gaat hier onder andere om het bijeenroepen van de vergadering, de manier waarop de uitnodigingen moeten worden verstuurd, en het aantal stemmen dat aanwezig moet zijn om te kunnen vergaderen.

Van belang om regels te volgen
Het is van belang bij het vergaderen deze regels in acht te nemen, om de rechtsgeldigheid van de besluiten te waarborgen en niet terug te worden gefloten op grond van procedurefouten.

Uitroepen vergadering
De jaarvergadering van eigenaren moet minimaal veertien dagen van tevoren aangekondigd zijn middels een schriftelijke uitnodiging. De beheerder of de voorzitter kunnen de leden bijeen roepen. De eigenaren kunnen het bestuur ook vragen om een vergadering uit te schrijven. Hiervoor is minimaal 10% van het aantal uit te brengen stemmen nodig. Wanneer het bestuur niet voldoet aan dit verzoek, dan kunnen de eigenaren zelf een vergadering bijeen roepen.

Vertegenwoordiging
Op een vergadering moet tenminste de helft plus één van het totaal aantal stemmen (tenzij in de akte of het reglement anders is bepaald) aanwezig of vertegenwoordigd zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Is dat niet het geval, dan moet een tweede vergadering worden uitgeschreven, binnen twee tot zes weken na de eerste. Tijdens een tweede vergadering  kunnen de deelnemers altijd een rechtsgeldige besluiten nemen, ongeacht het aantal stemmen dat aanwezig is.

Voor de ledenvergadering zijn de volgende zaken van belang:
• Een uitnodiging voor de vergadering. Op de uitnodiging komt te staan: naam VvE en datum, tijd en plaats van de vergadering. Ook moet vermeld worden of het een eerste of tweede vergadering is. Bij de uitnodiging is een agenda gevoegd.
• Een agenda voor de vergadering. Alleen over de punten die in de agenda zijn opgenomen, kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen, met meerderheid van stemmen. Over punten die niet op de agenda staan mag wel worden gestemd, maar de besluiten hierover zijn alleen rechtsgeldig wanneer ze unaniem genomen zijn.
• Een presentielijst. Op de presentielijst staan de volgende aspecten genoemd:
   * het adres van de appartementen
   * de namen van de eigenaren van de appartementen
   * een eventueel indexnummer/de breukdelers
• Een volmacht.
Bij de uitnodiging komt een volmacht, waarmee de eigenaar iemand anders kan machtigen tijdens de vergadering aanwezig te zijn en een stem uit te brengen.
• Notulen.
De notulen bevatten een verslag van de vergadering en een besluitenlijst. De eigenaars ontvangen de notulen na de vergadering. Er geldt een wachttermijn van 30 dagen, pas dan zijn de besluiten onherroepelijk.

OPMERKINGEN